Додатки “1С: Управління невеликою фірмою” і “1С: Бухгалтерія 8” можна використовувати для роботи в спільному режимі, що дозволяє уникнути подвійного введення документів, якщо ви працюєте з цими двома додатками.
Мета синхронізації додатків
Одночасне використання в моделі сервісу двох додатків надає наступні переваги:
Підвищення ефективності управління підприємством.
Консолідація даних управлінського та бухгалтерського обліку:
наявність в додатку “1С: Управління невеликою фірмою” всіх даних, необхідних для управлінського обліку;
наявність в додатку “1С: Бухгалтерія 8” всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності.
Можливість роботи співробітників в звичній для себе середовищі:
менеджери працюють в додатку “1С: Управління невеликою фірмою”;
бухгалтери працюють в додатку “1С: Бухгалтерія 8”.
Можливість мінімізувати ручну повторне введення даних:
синхронізація довідкової інформації;
передача з програми “1С: Управління невеликою фірмою” в додаток “1С: Бухгалтерія 8” документів, необхідних для здачі звітності.
Основні відомості про синхронізацію даних
Синхронізація даних між додатками є двосторонньою і проводиться на рівні документів та довідкової інформації. Це означає, що довідкова інформація і документи можуть мігрувати в обох напрямках.
Увага! З додатку “1С: Управління невеликою фірмою” в додаток “1С: Бухгалтерія 8” мігрують практично всі необхідні документи, склад яких є налаштованим (наприклад, можна відправляти тільки документи з продажу і закупівель і не відправляти виробничі документи). З додатку “1С: Бухгалтерія 8” в додаток “1С: Управління невеликою фірмою” переносяться тільки документи з обліку грошових коштів підприємства (документи по банку і касі).
Увага! Підтримується два режими синхронізації даних – автоматична і ручна. Режим синхронізації даних впливає на те, як буде проводиться відправка змін даних в довідниках і документах з програми “1С: Управління невеликою фірмою” в додаток “1С: Бухгалтерія 8”:
При використанні режиму автоматичної синхронізації додаток “1С: Управління невеликою фірмою” автоматично відстежує і реєструє до відправки зміни довідників і документів (це основний сценарій спільного використання додатків) і таким чином гарантує актуальність даних.
При ручної синхронізації переносяться тільки зміни довідників, а відправка документів здійснюється вручну за допомогою спеціального помічника. При цьому контроль актуальності документів в додатку “1С: Бухгалтерія 8” виконується користувачем самостійно.
Для обох режимів синхронізації можна задати обмеження на склад документів, що відправляються за датою, організаціям і видам документів. Крім цього, для ручної синхронізації додатково можна задати умови на значення реквізитів документів, що відправляються (наприклад, відправляти документи тільки певних контрагентів), а також відключити завантаження документів з програми “1С: Бухгалтерія 8” в додаток “1С: Управління невеликою фірмою”.
При передачі документів у програмі «1С: Управління невеликою фірмою” в додаток “1С: Бухгалтерія 8″ інформація, необхідна для правильного відображення документів у бухгалтерському та податковому обліку (рахунки обліку товарів, рахунки обліку розрахунків з контрагентами і т. Д.), Заповнюється на основі попередньо встановлених значень (облікова політика організацій, регістрів відомостей рахунки розрахунків з контрагентами і т. д.) у програмі «1С: Бухгалтерія 8”.
При початковому налаштуванні синхронізації відбувається спроба автоматичної синхронізації, зіставлення існуючих даних в обох додатках і відбувається перенесення несопоставленние об’єктів в обидві сторони. Потім між базами будуть передаватися тільки новостворені або змінені об’єкти.
У пов’язану програму документи передаються відповідно до тих параметрів проведення, які були встановлені в вихідному додатку. Тобто, якщо документ не був проведений або був видалений в базі джерела, то він буде завантажений непроведеним або позначеним на видалення в базу приймача. Проведені документи після завантаження автоматично проводяться повторно. При міграції документів з “1С: Управління невеликою фірмою” в “1С: Бухгалтерію 8” в них автоматично додається інформація про рахунки обліку, заданих за замовчуванням в додатку “1С: Бухгалтерія 8” у відповідних регістрах відомостей.
При видаленні документів або позицій довідників в базі програми-джерела відповідні їм об’єкти в базі приймача позначатимуться на видалення, але віддалятися не будуть. Для видалення вищевказаних об’єктів далі потрібно виконати команду “Видалення помічених об’єктів”.
При первинний обмін даними ідентифікація даних довідників проводиться за кодом або найменуванням довідника. У деяких довідниках проводиться ідентифікація за певними полях, наприклад по ІПН і КПП в довідниках “Організації” і “Контрагенти”. У наведеній таблиці показано порядок синхронізації основних довідників.
Справочник |
Поля синхронизации |
| Банки | Код |
| Банковские счета | Владелец, Номер счета |
| Валюты | Код |
| Виды цен (Типы цен номенклатуры) | Наименование, ВалютаЦены |
| Виды документов физических лиц | Наименование |
| Виды контактной информации | Наименование |
| Договоры контрагентов | Наименование, Код, Владелец, Валюта расчетов, Организация, Вид договора |
| Классификатор единиц измерения | Код |
| Контрагенты | Наименование, ИНН, КПП |
| Номенклатура | Код, Наименование |
| Номенклатурные группы | Наименование |
| Номера ГТД | Код |
| Организации | Наименование, ИНН, КПП |
| Спецификации номенклатуры | Наименование, Владелец |
| Статьи движения денежных средств | Наименование |
| Структурные единицы (Подразделения организаций) | Код, Организация, Наименование |
| Структурные единицы (Склады) | Наименование, ТипСтруктурнойЕдиницы |
| Страны мира | Код |
| Физические лица | Наименование, Дата рождения |
ВАЖЛИВО! При наступних сеансах синхронізації даних поля пошуку не використовуються, а синхронізація довідників і документів завжди здійснюється за внутрішнім ідентифікатором.
Порядок роботи в інформаційних базах при використанні синхронізації даних
УВАГА! Основним сценарієм спільної роботи додатків є введення документів в додатку “1С: Управління невеликою фірмою”.
Залежно від обраного режиму синхронізації даних (автоматична або ручна) порядок роботи при спільному використанні додатків “1С: Управління невеликою фірмою” і “1С: Бухгалтерія 8” може відрізнятися.
Розглянемо більш докладно порядок роботи при використанні кожного з режимів.
1. Режим “Автоматична синхронізація”. Це основний режим спільного використання додатків, при якому додаток “1С: Управління невеликою фірмою” автоматично відстежує і реєструє до відправки зміни даних довідників і документів. Аналогічні дії проводяться в додатку “1С: Бухгалтерія 8”. Синхронізація змін між додатками проводиться автоматично раз в кілька хвилин. Таким чином гарантується актуальність даних.
Робота в обох додатках проводиться паралельно. Тобто, наприклад, менеджери в інформаційній базі програми “1С: Управління невеликою фірмою” оформляють документи, вводять інформацію про нових клієнтів. Бухгалтери в “1С: Бухгалтерія 8” оперативно отримують дані про всі проведені зміни. Документи, надіслані з додатка “1С: Управління невеликою фірмою” додатком “1С: Бухгалтерія 8”, завантажуються із зазначенням тих бухгалтерських та податкових рахунків, які визначені в додатку “1С: Бухгалтерія 8” для конкретних торгових операцій (в регістрах відомостей Рахунки обліку номенклатури та Рахунку розрахунків з контрагентами). Бухгалтери в своїй основі можуть створювати нові документи по касовим або банківських операцій, і ці документи будуть завантажуватися в додаток “1С: Управління невеликою фірмою”.
При включеній синхронізації даних немає пріоритетних інформаційних баз.
Приклад. В “1С: Управлінні невеликою фірмою” був оформлений документ Надходження в касу. Цей документ був відправлений з додатком “1С: Бухгалтерія 8”. Бухгалтер помітив помилки в оформленні документа. Якщо бухгалтер внесе зміни в цей документ (виправить помилки в перенесених даних), то виправлення, які він вніс, будуть передані при наступному обміні в “1С: Управління невеликою фірмою”. У той же час бухгалтер може внести нові дані в документ (заповнити рахунки обліку, вказати відповідні субконто і т. Д.). Ці дані збережуться при наступних обмінах.
2. Режим “Ручна синхронізація”. Це додатковий режим спільного використання додатків. Його відмінність від режиму “Автоматична синхронізація” в тому, що додаток “1С: Управління невеликою фірмою” автоматично реєструє до відправки тільки зміни даних довідників, а відправка документів виконується користувачем вручну за допомогою спеціального помічника, в якому він визначає умови і склад документів, що відправляються. При цьому, як і при режимі “Автоматична синхронізація”, зміни довідників і документів в додатку “1С: Бухгалтерія 8” реєструються автоматично і при сеансах синхронізації відправляються з додатком “1С: Управління невеликою фірмою”. При необхідності можна відключити завантаження документів з програми “1С: Бухгалтерія 8” в додаток “1С: Управління невеликою фірмою” і цим обмежити синхронізацію документів тільки в одну сторону.
УВАГА! При використанні режиму “Ручна синхронізація” додаток “1С: Управління невеликою фірмою” не відслідковує і автоматично не реєструється до відправки зміни документів. Тому не може гарантувати актуальність документів в додатку “1С: Бухгалтерія 8”. При такому режимі контроль актуальності документів в додатку “1С: Бухгалтерія 8” виконується користувачем самостійно.
При обох режимах синхронізація може бути інціірована інтерактивно користувачем за допомогою команди Синхронізувати дані. При цьому якщо синхронізація була ініційована в одному з додатків, у другому додатку не потрібно виконувати аналогічну команду. Так само слід розуміти, що механізм синхронізації, ініційований інтерактивно користувачем, ідентичний синхронізації, що виконується автоматично (за розкладом).
Таблиця відповідності вивантажуються документів інформаційних баз
Таблица соответствия выгружаемых документов информационных баз
“1С:Управление небольшой фирмой” |
“1С:Бухгалтерия 8” |
Примечания |
| Расходная накладная | Реализация товаров и услуг | Из приложения “1С:Управление небольшой фирмой” выгружаются документы с видом операции “Продажа покупателю” и “Передача на комиссию”. |
| Акт выполненных работ | Акт об оказании производственных услуг | Реквизит “Номенклатурная группа” заполняется из номенклатуры в первой строке табличной части “Работы и услуги”. |
| Отчет комиссионера | Отчет комиссионера о продажах | |
| Счет на оплату | Счет на оплату покупателю | |
| Приходная накладная | Возврат товаров от покупателя | Из приложения “1С:Управление небольшой фирмой” выгружаются документы с видом операции “Возврат от покупателя” и “Возврат от комиссионера”. |
| Отчет о переработке | Реализация услуг по переработке | |
| Счет-фактура | Счет-фактура выданный | В “1С:Бухгалтерии 8” в счетах-фактурах на аванс, введенных на основании счетов на оплату, не заполняется документ-основание. Пользователю необходимо заполнить его самостоятельно.
В приложение “1С:Бухгалтерия 8” не мигрируют счета-фактуры, выписанные на основании передач на комиссию. В “1С:Бухгалтерии 8” табличная часть содержит только документы-основания. |
| Заказ-наряд | Реализация товаров и услуг | В приложении “1С:Бухгалтерия 8” создается документ реализации в случае, когда заполнена табличная часть “Запасы” документа Заказ-наряд. |
| Заказ-наряд | Акт об оказании производственных услуг | |
| Заказ-наряд | Требование-накладная | В “1С:Бухгалтерии 8” создается документ Требование-накладная в случае, когда заполнены табличные части “Материалы заказчика” либо “Материалы” документа Заказ-наряд. |
| Авансовый отчет | Авансовый отчет | В “1С:Бухгалтерии 8” реквизит “Склад”, находящийся в шапке документа, заполняется реквизитом “Структурная единица” из первой строки документа “1С:Управления небольшой фирмой”. |
| Приходная накладная | Поступление товаров услуг | Из приложения “1С:Управление небольшой фирмой” выгружаются документы с видом операции “Прием на комиссию”, “Прием в переработку”, “Поступление от поставщика”. |
| Расходная накладная | Передача товаров | Из приложения “1С:Управление небольшой фирмой” выгружаются документы с видом операции “Передача в переработку”. |
| Счет-фактура полученный | Счет-фактура полученный | В приложение “1С:Бухгалтерия 8” не переносятся счета-фактуры, полученные с незаполненным документом-основанием.
В “1С:Бухгалтерии 8” табличная часть содержит только документы-основания. |
| Расходная накладная | Возврат товаров поставщику | Из приложения “1С:Управление небольшой фирмой” выгружаются документы с видом операции “Возврат комитенту”, “Возврат из переработки”, “Возврат поставщику”. |
| Отчет комитенту | Отчет комитенту о продажах | |
| Дополнительные расходы | Поступление доп. расходов | В приложении “1С:Бухгалтерия 8” реквизит “Ставка НДС”, находящийся в шапке документа, заполняется реквизитом “Ставка НДС” из первой строки документа “1С:Управления небольшой фирмой”. |
| Отчет переработчика | Поступление из переработки | В “1С:Бухгалтерии 8” реквизиты “Склад” заполняются первыми найденными значениями, если реквизит “Структурная единица” в приложении “1С:Управление небольшой фирмой” заполнен значением с типом “Производство” или “АУП”.
В приложении “1С:Бухгалтерия 8” реквизиты “Подразделение” заполняются первыми найденными значениями, если реквизит “Структурная единица” в приложении “1С:Управление небольшой фирмой” заполнен значением с типом “Склад. |
| Инвентаризация запасов | Инвентаризация товаров на складе | В приложении “1С:Бухгалтерия 8” реквизит “Статья доходов” заполняется первым найденным значением. |
| Оприходование запасов | Оприходование товаров | |
| Списание запасов | Списание товаров | В приложение “1С:Бухгалтерия 8” переносятся только документы списаний со складов и не переносятся документы списаний с “АУП” и “Производств”.
Также не переносятся документы с установленным признаком “Списать запасы из эксплуатации”. В приложении “1С:Бухгалтерия 8” реквизит “Вид операции” устанавливается в значение “Товары, продукция”. |
| Перемещение запасов | Перемещение товаров | В “1С:Бухгалтерию 8” переносятся документы с видом операции “Перемещение” и типом структурных единиц “Склад”. |
| Поступление на счет | Поступление на расчетный счет | Из “1С:Управления небольшой фирмой” в “1С:Бухгалтерию 8” не выгружаются документы с видом операции “От подотчетника”.
В приложении “1С:Бухгалтерия 8” эта операция не автоматизирована. В приложении “1С:Бухгалтерия 8” флажок “Оплачено” устанавливается всегда. |
| Расход со счета | Списание с расчетного счета | В приложении “1С:Бухгалтерия 8” реквизит “Счет получается” заполняется из основного счета контрагента, в случае если документ в приложении “1С:Управление небольшой фирмой” заполнен не на основании платежного поручения.
В приложении “Бухгалтерия 8” флажок “Оплачено” устанавливается всегда. |
| Расход из кассы | Расходный кассовый ордер | |
| Поступление в кассу | Приходный кассовый ордер | |
| Платежное поручение | Платежное поручение | |
| Перемещение запасов | Требование-накладная | В “1С:Бухгалтерию 8” переносятся только документы с видом операции “Перемещение” и “Списание на расходы”, типом структурной единицы “Склад” и типом структурной единицы получателя “Подразделение”. |
| Производство | Отчет производства за смену | |
| Перемещение запасов | Передача материалов в эксплуатацию | В приложение “1С:Бухгалтерия 8” переносятся только документы с видом операции “Передача в эксплуатацию”. |
| Списание запасов | Списание материалов из эксплуатации | В “1С:Бухгалтерию 8” переносятся только документы, в которых установлен признак “Списать запасы из эксплуатации”.
В приложении “1С:Бухгалтерия 8” реквизит “Способ списания” всегда заполняется значением “По назначению использования”. Реквизит “Партия материалов в эксплуатации” в табличной части заполняются по методу FIFO. |
| Перемещение запасов | Возврат материалов из эксплуатации | В приложении “1С:Бухгалтерия 8” переносятся только документы с видом операции “Возврат из эксплуатации”.
Реквизит “Партия материалов в эксплуатации” в табличной части заполняется по методу FIFO. |
| Переоценка в рознице (суммовой учет) | Переоценка товаров в рознице | |
| Отчет о розничных продажах | Отчет о розничных продажах |
Особливості вивантаження документів і довідників
Основним режимом роботи є введення документів в додатку “1С: Управління невеликою фірмою”.
В “1С: Бухгалтерію 8” не переносяться документи, які стосуються тільки до управлінського обліку. Це документи підсистем “Необоротні активи”, “Зарплата і персонал”, “Фінанси”.
При обміні даними не переносяться документи введення початкових залишків. Інформацію про початкові залишки слід ввести в додатку “1С: Управління невеликою фірмою” і “1С: Бухгалтерія 8” перед початком обміну.
З додатку “1С: Управління невеликою фірмою” в “1С: Бухгалтерію 8» не вивантажуються документи Надходження на рахунок з видом операції “Від подотчетнік”.
При перенесенні з програми “1С: Управління невеликою фірмою” в “1С: Бухгалтерію 8” грошових документів з видами операцій “Зарплата”, “Податки” і “Інше”, для коректного заповнення рахунку обліку, його необхідно поставити в статті документа в додатку ” 1С: Управління невеликою фірмою “. Це пов’язано з тим, що в додатку “1С: Бухгалтерія 8” немає можливості поставити рахунки обліку за замовчуванням для даних операцій.
У додатку “1С: Бухгалтерія 8” в договорах контрагентів рекомендується встановлювати вид розрахунків “За розрахунковими документами”.
У додатку “1С: Управління невеликою фірмою” договори не розрізняються за видами ( “З покупцем”, “С постачальником” і т. Д.), А реквізит “Вид договору” використовується тільки для сумісності при перенесенні в додаток “1С: Бухгалтерія 8 “. Документи з некоректно заповненими договорами (з точки зору “1С: Бухгалтерія 8”) все одно переносяться, договори в них заповнюються, але вони або не проводяться, або проводяться, але не створюють проводок.
При перенесенні з програми “1С: Управління невеликою фірмою” в додаток “1С: Бухгалтерія 8” документа Переміщення запасів з видом операції “Повернення з експлуатації” реквізит “Партія матеріалів в експлуатації” підбирається автоматично по методу FIFO.
При перенесенні з програми “1С: Управління невеликою фірмою” в “1С: Бухгалтерію 8” документа Списання запасів до встановленого прапорцем “Списати запаси з експлуатації” реквізит “Партія матеріалів в експлуатації” підбирається автоматично по методу FIFO.
Для коректного перенесення документа Переміщення запасів у програмі «1С: Управління невеликою фірмою”, в разі використання давальницьких матеріалів, в табличній частині необхідно використовувати матеріали тільки одного замовника.
При використанні в додатку “1С: Управління невеликою фірмою” відбору за видами документів, в додаток “1С: Бухгалтерія 8” крім обраних видів документів переносяться також і документи на які є посилання. Наприклад, було встановлено відбір по виду документа Надходження на рахунок. В цьому випадку при сеансі синхронізації в додаток “1С: Бухгалтерія 8” будуть перенесені документи Надходження на рахунок і, крім цього, документи які були ними оплачені, – Акти виконаних робіт, Витратні накладні і т.д. Це правило діє для синхронізації в автоматичному режимі і для ручної відправки документів.
Попередні дії перед налаштуванням синхронізації
Перед налаштуванням синхронізації даних необхідно зробити наступні дії в інформаційних базах конфігурацій “1С: Управління невеликою фірмою” і “1С: Бухгалтерія 8”:
У конфігураціях “1С: Бухгалтерія 8” і “1С: Управління невеликою фірмою” повинна бути введена інформація про тих організаціях, за якими буде мігрувати інформація при синхронізації даних. Для цих організацій повинна бути визначена облікова політика бухгалтерського і податкового обліку в конфігурації “1С: Бухгалтерія 8”.
В конфігурації “1С: Бухгалтерія 8” повинна бути правильно заповнена інформація в регістрах відомостей, що забезпечують заповнення бухгалтерських рахунків за замовчуванням ( “Рахунки обліку номенклатури”, “Рахунки обліку розрахунків з контрагентами”).
В конфігурації “1С: Бухгалтерія 8” повинен бути вказаний “Тип планових цін”, повинні бути сформовані ціни за цим типом цін і заповнений реквізит “Стаття витрат” для номенклатури, яка бере участь у виробничих операціях.
Інформація про початкових залишки не мігрує між конфігураціями, тому перед початком синхронізації даних необхідно ввести інформацію про початкові залишки самостійно
Якщо облік ведеться в конфігурації “1С: Управління невеликою фірмою” і дані необхідно вивантажити в конфігурацію “1С: Бухгалтерія 8”, то перед початком синхронізації даних в конфігурації “1С: Бухгалтерія 8” повинні бути введені початкові залишки (товарів, взаєморозрахунків з контрагентами, ПДВ) на момент початку синхронізації даних.
Якщо облік ведеться в конфігурації “1С: Управління невеликою фірмою” і дані необхідно вивантажити в конфігурацію “1С: Бухгалтерія 8”, то перед початком синхронізації даних в конфігурації “1С: Бухгалтерія 8” повинні бути введені початкові залишки (товарів, взаєморозрахунків з контрагентами, ПДВ) на момент початку синхронізації даних.
В конфігурації “1С: Управління невеликою фірмою” повинні бути коректно включені функціональні опції, наприклад:
в разі ведення обліку по декількох організаціях в “Настройці параметрів обліку” повинен бути встановлений прапорець “Вести облік в ІБ по декількох організаціях”,
в разі комісійної торгівлі – прапорець “Використовувати прийом товарів на реалізацію за договором комісії” і т. д.
В конфігурації “1С: Управління невеликою фірмою” повинен бути коректно заповнений довідник “Співробітники”: таким чином, щоб в ньому були присутні подотчетнік з конфігурації “1С: Бухгалтерія 8”, т. Е. У таких співробітників повинен бути заповнений реквізит “Фіз. Особа “відповідним
Наслідки недотримання попередніх дій
При невиконанні всіх пунктів розділу Попередні дії перед налаштуванням синхронізації документи при обміні можуть бути завантажені непроведеними внаслідок незаповненою облікової політики організацій, незаповнених реквізитів або відсутності залишків. У такому випадку може знадобитися ручне коректування і проведення документів.
Дата заборони завантаження даних і Дата заборони зміни даних
Дата запобігти отриманню даних призначена для заборони завантаження з інших додатків документів, які не відповідають заданим умовам.
Дата заборони зміни даних призначена для заборони будь-якої зміни документів (будь то завантаження або ручне зміна), які не відповідають заданим умовам.
Відповідно, якщо потрібно заборонити тільки завантаження – потрібно встановити Дату заборони завантаження даних, якщо будь-яка зміна документів – Дату заборони зміни даних.
Для обох механізмів обмеження можна задати за датою і по організаціям. Наприклад, можна встановити умову по “Даті запобігти отриманню даних” на 31.07.2013 р по організації “Торговий дім”. В цьому випадку в результаті синхронізації завантаження документів, що відносяться до організації “Торговий дім”, з датою раніше зазначеної дати не буде виконано.
Налаштування синхронізації
Налаштування синхронізації – процедура відповідальна, поставтеся до неї уважно.
Увага! Перед налаштуванням ми рекомендуємо ознайомиться із загальною інформацією про синхронізацію (див. Вище в цій статті).
Якщо ви вже використовуєте додаток “1С: Управління невеликою фірмою”, то краще за все синхронізувати його з новоствореним (порожнім) додатком “1С: Бухгалтерія 8”. Спочатку в порожнє додаток будуть передані всі дані з програми “1С: Управління невеликою фірмою”, а потім ви заповніть початкові залишки та інші дані в “1С: Бухгалтерія 8”.
Таким чином, додайте ще один додаток “1С: Бухгалтерія 8”.
Налаштування синхронізації додатків “1С: Управління невеликою фірмою” і “1С: Бухгалтерія 8” виконується за допомогою програми “1С: Управління невеликою фірмою”.